Hàm SUM trong excel

Sử dụng hàm SUM để tính tổng các số trong một phạm vi

Bạn có thể dùng công thức đơn giản để tính tổng các số trong một phạm vi (một nhóm các ô), nhưng hàm SUM dễ dùng hơn khi bạn làm việc với nhiều con số hơn. Ví dụ =SUM(A2:A6) ít có khả năng bị lỗi nhập bàn phím hơn so với =A2+A3+A4+A5+A6.

Đây là công thức dùng hai dải ô: =SUM(A2:A4,C2:C3) tính tổng các số trong các dải ô A2:A4 và C2:C3. Bạn nhấn Enter để được tổng 39787.
Để tạo công thức

1.  Nhập =SUM vào một ô, tiếp theo là dấu ngoặc tròn mở (.Để nhập phạm vi thứ nhất của công thức, được gọi là một đối số (một mẩu dữ liệu mà công thức cần để chạy), hãy gõ A2:A4 (hoặc chọn ô A2 và kéo đến ô A6)Gõ dấu phẩy (,) để phân cách đối số thứ nhất với đối số tiếp theo.Nhập tham đối thứ hai, C2:C3 (hoặc kéo để chọn các ô).Gõ dấu đóng ngoặc ), rồi nhấn Enter
   
   
   
   

Ta cũng có thể ấn phím tắt để gọi hàm SUM bằng cách ấn "ALT" + "="

Mỗi đối số có thể là một phạm vi, một số, một tham chiếu ô đơn, tất cả đều được phân cách bởi dấu phẩy.

• =SUM(A2:A4,2429,10482)
  
• =SUM(4823,A3:A4,C2:C3)
  
• =SUM(4823,12335,9718,C2:C3)
  
• =SUM(A2,A3,A4,2429,10482)
  Ta có ví dụ sau đây để bạn có thể thấy hàm SUM hoạt động như thế nào bằng cách sao chép bảng sau vào một trang tính và dán bảng này vào ô A1.
  
  
  Kết quả
  
  
  
  

Định dạng một workbook

Xin chào các bạn!
Chúng ta lại tiếp tục bài học về học excel cơ bản. Hôm nay blog học excel toàn tập  tiếp tục sẽ hướng dẫn các bạn định dạng một workbook.

Trong hình ta thấy tại khung màu đỏ ta có thể chỉnh sửa

- Phông chữ

- Cỡ chữ

- Kiểu chữ : In đậm, in nghiêng, gạch chân,

- Đổ màu nền

- Chọn Màu Chữ 

- Căn lề cho nội dung mỗi ô tính

Tương đối đơn giản phải không nào. Bây giờ ta tiếp tục học các định dạng một số loại cơ bản nhé.

Định dạng ngày đúng cách trong excel

Khi bạn nhập một số văn bản vào một ô chẳng hạn như "2/2", Excel giả định rằng đây là một ngày và định dạng theo thiết đặt ngày mặc định trong Pa-nen điều khiển. Excel có thể định dạng nó là "2-tháng hai". Nếu bạn thay đổi thiết đặt ngày của bạn trong Pa-nen điều khiển, định dạng ngày mặc định trong Excel sẽ thay đổi tương ứng. Nếu bạn không thích định dạng ngày mặc định, bạn có thể chọn một định dạng ngày khác trong Excel, chẳng hạn như "2 tháng 2, 2012" hoặc "2/2/12". Bạn cũng có thể tạo định dạng tùy chỉnh của riêng bạn trong Excel.

Để làm điều này ta làm như sau

1. Chọn ô bạn muốn định dạng

2. Ấn Ctrl +1

3. Trong box Format Cells bạn chọn Number tab

4. trong Category list bạn chọn date

 

Ở type bạn lựa chọn định dạng ngày theo ngày Việt Nam hay dùng là DD/MM/YYYY hay bất cứ định đạng nào phù hợp với mục đích của bạn

Định dạng số

Như các bạn nhìn hình đầu tiên ở cột thành tiền, mình chưa định dang các bạn sẽ rất khó nhìn không thể biết được tiền triệu hay tiền trăm.

Tương tự như định dạng ngày ta tiến hành làm như sau

1. Chọn ô bạn muốn định dạng

2. Ấn Ctrl +1

3. Trong box Format Cells bạn chọn Number tab

4. trong Category list bạn chọn Number

 

Tích vào use 1000 separator để hiển thị dấu phân cách hàng ngàn tại ô Decimal place các bạn điền vị trí số thập phân mà mình muốn hiển thị. Dấu chấm sẽ phân biệt hàng nghìn, còn dấu phẩy sẽ phân biệt số thập phân, như cột đơn giá và cột số lượng trong hình đầu tiên.

In và các tùy chọn liên quan trong excel

Cài đặt trang in Excel:

Thao tác này bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in. Cụ thể như sau:

1. Thay đổi tùy chọn thiết lập trang:

• Từ menu File > Print > Page Setup như hình dưới:

• Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chúng ta có thể thấy có nhiều tùy chọn tương ứng với mỗi tab. Chọn Page:

• Thiết lập định hướng trang in: trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang)
• Thiết lập kích thước trang in:trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước).
• Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang.

Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in:

Paper size	Trong mục Paper size: lựa chọn khổ giấy từ danh sách xổ xuống
Print quality	Trong mục Print quality: chọn chất lượng in từ danh sách xổ xuống (dpi càng cao– chất lượng càng tốt)
Page numbering	Để bắt đầu đánh số trang, chọn mục First page number: nhập số trang bạn muốn

2. Căn lề trang in:

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang.

Để thay đổi lề trang:

• Trong Page Setup, chọn tab Margins

• Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập.
• Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang.
• Kích OK.

Chú ý là tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất.

3. Thiết lập Header/Footer:

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in.
Thay đổi tiêu đề trang và chân trang:

• Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup

• Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách, chỉ việc lựa chọn kiểu đặt header phù hợp:

• Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer):

• Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer.
• Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer.
• Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header hoặc footer.

• Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:

Format font	Kích vào nút format font (biểu tượng A) sau khi đánh dấu đoạn cần thay đổi font, cỡ và kiểu chữ
Page number	Chèn số vào mỗi trang
Number of pages	Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo chuỗi các trang từ trang 1 đến 15
Date	Đưa vào ngày hiện tại
Time	Đưa vào giờ hiện tại
File path	Chèn thêm tên đường dẫn (vị trí file)
File name	Thêm tên vào file workbook
Tab name	Thêm tên vào tab worksheet
Insert picture	Chọn vì trí để chèn ảnh
Format picture	Định dạng chèn ảnh

• Kích OK sau khi kết thúc.
• Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup.
• Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup.

4. Excel Printing – Thiết lập bảng tính:

Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận.

Thay đổi các tùy chọn trang tính:

• Từ menu File, chọn Page Setup.
• Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet

• Thay đổi các tính năng sau:

Print area	Nhập bảng tính muốn in, hoặc kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo worksheet xuống để in
Rows to repeat at top	Kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo dòng bạn muốn để lặp lại phía trên cùng của trang. Với cách này thì dòng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang tính.
Columns to repeat at left	Kích vào biểu tượng phía bên phải hộp và kéo cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của trang. Với cách này, khi in thì cột bên trái xuất hiện ở mọi trang tính
Elements that will print	Tích vào các hộp trong mục Print nếu muốn. Ví dụ Gridlines, Black and White (đen trắng), Draft Quality (in thử), Row and Column Headings (đề mục hàng và cột)
Page order	Trong mục Page order, lựa chọn Down, then over hoặc Over, then down. Bạn sẽ thấy được hiệu ứng này khi dữ liệu trong trang tính không đủ trong một trang in

• Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này):

Gridlines	Sẽ in cả phần lưới của bảng tính Excel
Black and white	In dữ liệu theo màu đen và trắng
Draft quality	In với chất lượng thử, không phải chất lượng in thông thường
Row and column headings	Bảng tính được in bao gồm tiêu đề hàng và cột

• Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút:

Options	Xem lại việc cài đặt máy in
Print Preview	Xem lại trang tính trước khi in
Print	In trang tính.

Thay đổi cài đặt in trong Excel:

• Từ menu File, chọn Print hoặc bấm phím tắt Ctrl + P.
• Hộp thoại Print hiển thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau:

• Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng.
• Trong phần Page range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in vào From và kết thúc vào To.
• Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, Phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ sổ làm việc.
• Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra.
• Kích vào nút Properties để hiển thị hộp thoại Properties.
• Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in.
• Kích OK để đóng hộp thoại.
• Kích tiếp OK để bắt đầu in worksheet.

Chú ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in. Chúc các bạn thành công!

Nhập dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu trong excel

Để làm việc với dữ liệu trên một trang tính, trước tiên bạn phải nhập dữ liệu đó trong các ô trên trang tính. Sau đó, bạn có thể muốn điều chỉnh dữ liệu để người dùng có thể nhìn thấy dữ liệu và hiển thị nó theo cách bạn muốn.

	Nhập dữ liệu Bấm vào một ô rồi nhập dữ liệu trong ô đó. Nhấn Enter hoặc Tab để chuyển sang ô tiếp theo. Để nhập dữ liệu trên dòng mới trong một ô, chèn ngắt dòng bằng cách nhấn Alt+Enter. Để nhập một loạt dữ liệu, chẳng hạn như ngày, tháng, hoặc các số tiến, hãy nhập giá trị bắt đầu trong một ô, sau đó trong ô kế tiếp, nhập một giá trị để thiết lập một mẫu. Ví dụ, nếu bạn muốn các chuỗi 1, 2, 3, 4, 5..., hãy nhập 1 và 2 trong trình hai ô đầu tiên. Chọn các ô có chứa các giá trị bắt đầu, sau đó kéo núm điều khiển điền qua phạm vi mà bạn muốn điền. Mẹo: Để điền vào một thứ tự gia tăng, hãy kéo xuống phía dưới hoặc kéo sang phải. Để điền vào một thứ tự giảm xuống, hãy kéo lên phía trên hoặc kéo sang trái.
	Điều chỉnh thiết đặt Để xuống dòng tự động, chọn các ô bạn muốn định dạng và sau đó trên tab Trang đầu, trong nhóm Căn chỉnh, bấm Xuống dòng Tự động. Để điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng để tự động vừa với nội dung của một ô, hãy chọn các cột hoặc các hàng bạn muốn thay đổi, sau đó trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm Định dạng. Dưới Kích cỡ Ô, bấm Tự khớp Độ rộng Cột hoặc Tự khớp Chiều cao Hàng. Để nhanh chóng tự khớp tất cả các cột hoặc hàng trong trang tính, hãy bấm vào nút Chọn Tất cả, sau đó bấm đúp vào bất kỳ ranh giới nào giữa hai đầu đề cột hoặc hàng.
	Định dạng dữ liệu Để áp dụng định dạng số, bấm vào ô có chứa các số bạn muốn định dạng, sau đó trên tab Trang đầu, trong nhóm Số, bấm vào mũi tên cạnh Chung, sau đó bấm vào định dạng bạn muốn. Để thay đổi phông chữ, hãy chọn các ô có chứa dữ liệu bạn muốn định dạng, sau đó trên tab Trang đầu, trong nhóm Phông chữ, bấm vào định dạng bạn muốn.

Khi soạn thảo văn bản trên word, excel thì cũng khá hay gặp việc phải đánh nhưng công thức toán học, số mũ từ đơn giản tới phức tạp.
Để Viết công thức toán học trong excel ta vào Insert và chọn Equation

Cách viết, đánh số mũ trong excel 2003 2007 2010 2013
Không giống như việc đánh số mũ trong word bằng tổ hợp phím tắt. Excel hỗ trợ người dùng đánh số mũ, chỉ số dưới trong phần Format Cells cũng khá thuận tiện, dễ nhớ và dễ sử dụng.

Trước tiên nếu muốn đánh số mũ ở trên ví dụ x^y - x^y thì trước tiên các bạn đánh xy sát nhau, sau đó bôi đen chữ y, tức là phần mũ --> Click chuột phải chọn Format Cells...

Hoặc ấn tổ hợp phím "Ctrl+1"

Check vào phần Superscript tức là chỉ số trên, có hình minh họa ngay bên cạnh để các bạn xem lại

Và đây là kết quả

Còn muốn đánh chỉ số dưới dạng H2SO4 thì các bạn check vào phần Subscript, demo ở ngay phần phía trên

Tuy nhiên đây chỉ là kiểu định dạng trong excel, khi các bạn copy đoạn văn có số mũ này sang word hoặc ở text khác thì nó vẫn là dạng xy, hoặc H2SO4, chứ không phải số mũ dạng trên dưới như trong word. Để đúng được định dạng khi copy sang trang khác các bạn có thể sử dụng tính năng Insert --> Symbol, hoặc Insert --> Equation
Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa trong Excel 2003 2007 2010 2013
Trong Excel chỉ hỗ trợ 2 hàm viết hoa, chuyển đổi chữ thường thành chữ là:
PROPER: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ
UPPER: Viết hoa tất cả các chữ
VD:  =UPPER("giao trình excel từ cơ bản đến nâng cao" = GIÁO TRÌNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO.
PROPER("giao trình excel từ cơ bản đến nâng cao" = Giáo Trình Excel Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Tùy chỉnh nâng cao trong option

Để cho các bạn tiện lợi trong việc dùng excel thì mình tổng hợp những tùy chỉnh hay sử dụng để các bạn có thể sự dụng excel một các hiệu quả, linh hoạt

Để tùy chỉnh bạn chọn file/option

Vào để chỉnh sửa option giúp làm việc với excel hiệu quả hơn

Tab General : when  creating  new wookbooks – khi tạo mới một workbook thì ta có thể tùy chỉnh mặc định các tham số như font, size…Để khi chúng ta mở mới lên không phải cài đặt lại nữa. Thông thường mình hay để font times new roman và size 12 để khi in ra đẹp.

Khi bất workbook mới không phải chỉnh lại font, size

Tab proofing : các bạn ấn vào Autocorect Option.  Cái này phục vụ cho bạn nào phải nhập liệu nhiều một từ nhiều lần. vd như từ: hà nội, doanh số, thanh toán… Bạn sẽ không cần phải viết đầy đủ mất thời gian mà bạn hoàn toàn có thể tự định nghĩa, viết tắt: hn,ds, tt

Khi ấn vào Autocorect Option sẽ hiện lên  pop-up ở đây ta có thể cài đặt được chức năng trên

Ô replace : Điền từ viết tắt

Ô with : Điền từ đầy đủ

Tab save : các bạn tích vào ô save autorecover information every và để là 2-3 phút. Khi tích vào ô này và để thời gian thì excel sẽ tự động lưu lại sau mỗi thời gian ta cài đặt. chức năng này tránh cho bạn bị mất dữ liệu khi bị mất điện, có sự cố… Bạn sẽ như thế nào khi ngồi nhập liệu cả tiếng và phụp tự dưng mất điện và bạn chưa kịp ấn save J.

Default file location : là đường dẫn mặc định khi lưu trữ file. Các bạn có thể đổi đường dẫn cho phù hợp với mình

Tab Advance:

Các bạn kéo đến phần display, trong mục ruler units (Thước căn dòng) có hộp select box các bạn chọn đơn vị là centimeters. Để dễ dàng trong việc cài đặt, tùy chỉnh trang

Với các cài đặt option như vậy các bạn có thể tiết kiệm được thời gian cũng như sử dụng excel một các hiệu quả, chuyên nghiệp.

Hãy ctrl +D để lựu lại. chia sẻ cho bạn bè biết với nhé

Chúc các bạn làm việc hiệu quả!

Tạo và làm việc với một Workbook

Bài trước chúng ta đã làm quen với excel và các phím tắt trong excel hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn làm việc với một workbook. Tạo một workbook, lưu trữ ở các định dạng, và định trang trang tính.

Tạo một workbook mới

Tạo workbook mới

Để tạo một wordbook mới ta chọn: file /new/bank workbook

Phím tắt : Ctrl + “N”

Lưu trữ ở các định dạng khác nhau

Save : Lưu workbook hiện tại. Chọn file/Save

Phím tắt : Ctrl+ “S”

Save as: Lưu workbook với một tên khác

Phím tặt : Ctrl + shift + “S”

Khi lưu wordbook thì có rất nhiều định đạnh file khác nhau

Nhiều định dạng khi lưu wordbook

Vd : Excel workbook đây là định dạng mặc định của excel 2010. Nếu lưu ở dạng này thì excel 2003 sẽ không mở được. Để tất cả các phiên bản excel đều mở được thì nên chọn excel 97-2003 wordbook.

Type: PDF là định dạng chỉ cho phép người xem xem và không thao tác được với workbook

Đinh dạng trang tính

Đối với workbook bạn có thể thêm, trang tính, sửa tên trang tính, xóa trang tính, đổi màu trang tính và ẩn trang tính

Insert : Thêm một trang tính mới

Delete: xóa một trang tính

Rename: Đổi tên trang tính

Move of copy: di chuyển và sao chép trang tính

Protect sheet: tạo mật khẩu cho trang tính

Tab color: thay đổi màu sắc cho trang tính

Hide : ẩn trang tính

Unhide: bỏ ẩn trang tính